Les copieuses multifonctions professionnelles sont des équipements indispensables pour les PME : elles permettent de réaliser un grand nombre de tâches, et de produire un volume massif de documents avec une qualité d impression supérieure – que ce soit en noir et blanc ou en couleur. Toutefois, certains équipements se distinguent grâce à leurs fonctionnalités supplémentaires : c’est le cas d’une machine à photocopies dotée d’une fonction d’agrafage des documents. Mais comment fonctionne exactement ce système, et quels sont ses avantages ? Le point ci-dessous.
Qu’est-ce qu’une photocopieuse professionnelle ?
Les photocopieurs professionnels sont des appareils multitâches, qui regroupent des paramètres technologiques dignes d’un ordinateur de bureau. Ils sont également capables, dans la plupart des cas, de réaliser une impression recto verso. Dans certaines entreprises, ces équipements peuvent remplacer avantageusement un parc d’impression, plus contraignant et coûteux en termes de consommable. L’avantage d’une photocopieuse multifonctions réside dans le fait qu’elle propose des fonctionnalités optimisées et étendues par rapport à un copieur monofonctionnel standard. En ce sens, on peut réellement affirmer que le photocopieur pro permet de centraliser les tâches informatiques des différents postes d’une entreprise, ce qui empêche toute accumulation de périphériques informatiques couteux.
Pour augmenter les capacités et les fonctionnalités d’une copieuse professionnelle, on pourra se tourner vers les « modules », internes ou externes selon les cas. Ainsi, une copieuse professionnelle peut être dotée d’un module agrafage interne ou externe. Dans le premier cas, la machine embarque nativement un module d’agrafage. Dans le deuxième cas, le module de finition est généralement situé que le côté de l’appareil. La différence entre ces deux systèmes réside au niveau du nombre de feuilles reçues à la sortie, et le mode d’agrafage.
Dans tous les cas, dites-vous bien que l’agrafage est ici de qualité professionnelle. Les feuilles que vous souhaitez relier entre elles sont parfaitement alignées et empilées séparément, de manière à pouvoir les trouver et les organiser facilement. C’est le cas par exemple avec l’imprimante Brother SF-4000, dotée d’un module de finition avec agrafeuse.
Fonctionnement du module de finition dans le détail
Très souvent sur les copieurs professionnels, le module de finition est celui qui contient plusieurs éléments, dont une fonctionnalité d’agrafage si le photocopieur pro dispose d’un tri interne. Le « finisseur » est ainsi en mesure d’exécuter plusieurs tâches (tri, empilage, agrafage ou agrafage à cheval, fonction cascade pour la gestion des gros volumes d’impression).
Le module de finition est ainsi en mesure d’agrafer automatiquement des dossiers pouvant contenir jusqu’à 50 feuilles. Certains finisseurs haut de gamme sont même capables d’atteindre un volume de 100 feuilles : c’est le cas par exemple du module de finition AC1 de chez Canon (proposant par exemple l’agrafage en coin et double, l’eco agrafage pour économiser le métal et l’agrafage manuel jusqu’à 65 feuilles à la fois). On notera en passant que l’option finition est généralement disponible sur des appareils multifonctions au format A3. Voici quels sont les deux types de finisseurs :
- Le module de finition interne : il est généralement intégré dans la machine et permet d’accéder à plusieurs fonctionnalités, dont la fonctionnalité agrafage. L’utilisateur obtient alors la possibilité d’effectuer une reliure via la machine. L’agrafage peut être manuel (dans ce cas, l’utilisateur insère un jeu de documents à la fois dans une fente dédiée), sans agrafe (le mode le plus économique) ou à la demande (qui peut être de série sur certains appareils de marque Canon par exemple).
- Le module de finition externe : il est généralement positionné à gauche de la machine, et permet d’accéder au mode de finition extérieur « en piqure de cheval ». Dans ce cas précis, les agrafes sont piquées sur la tranche et permettent de réaliser une brochure ou un livret. Le nombre de pages piquées dépend ici grandement du grammage du papier qui compose le cahier. Ce procédé est très utilisé dans le monde professionnel.
Comment recharger un copieur professionnel à agrafes ?
Généralement, lorsque les agrafes sont épuisées, le système l’indique via l’interface utilisateur, réservée aux messages système. Sur certains modèles, une icône s’affiche sur l’écran et vous demande de remplacer les agrafes. Notez toutefois que, selon les modèles de copieur professionnel, la cartouche de l’agrafeuse doit être totalement vide pour pouvoir être retirée. Voici quelle est la procédure à suivre, sur la plupart des modèles
- Identifiez l’emplacement de l’agrafeuse. Sur une machine HP, la porte du module interne se trouve généralement derrière la machine. Sur un module externe, la porte du finisseur se trouve à l’avant. Soulevez ensuite le taquet de couleur ou la languette, puis retirez la cartouche d’agrafes sans l’incliner. Ce module est très souvent désigné par un pictogramme représentant une agrafe.
- Si nécessaire, pincez l’étui au niveau des repères fléchés, puis retirez-le dans le sens de la flèche. Insérez ensuite la nouvelle cartouche d’agrafes, et appuyez sur la poignée jusqu’à ce qu’elle s’enclenche. Sur certains produits (notamment de marque Canon), vous devrez retirer une bande de protection blanche.
- Remettez le couvercle de la cartouche en place, et introduisez celle-ci dans le tiroir.
Quel copieur professionnel avec module agrafeur choisir ?
Avant de vous décider à investir dans tel ou tel modèle de photocopieur pro, vous devez déterminer vos besoins avec précision. Voici quelques pistes pour vous aider dans votre réflexion :
- Si vous souhaitez simplement agrafer vos feuillets : dans ce cas, il peut être intéressant d’opter pour une machine dotée d’un finisseur interne avec agrafeuse grande capacité ou agrafage sans agrafes. Cette dernière technique plus écologique découpe une petite ligne de papier, et créé un ovale dans les dossiers à agrafer. Ensuite, l’agrafeuse se charge de glisser la petite languette de papier dans l’ovale tout en reliant les feuilles entre elles. D’autres finitions existent comme l’agrafage en coin (permet de choisir le coin dans lequel l’agrafe sera mise), l’agrafage double (permet d’obtenir une reliure plus forte et de choisir son côté) ou l’agrafage piqure de cheval (pour la réalisation de brochure).
- Si vous souhaitez créer des livrets, brochures, manuels et rapports : dans ce cas, il vous sera recommander d’opter pour une machine dotée d’un module de finition « copie avec sortie livret » ou « agrafage et brochure externe ».
- Si vous souhaitez traiter un grand volume de papier à chaque fois : portez votre choix vers des machines dotées d’un module de finition de type « cascade ». La fonction cascade permet la gestion de plusieurs bacs de sortie pour les gros volumes d’impression. L’agrafage des pages en cascade permet de classer les grandes séries de feuilles par paquets.
Quelles sont les marques à privilégier ?
Dans le domaine des appareils professionnels, certaines marques se détachent largement en proposant plusieurs fonctionnalités et finitions pour la gestion des gros volumes. Voici quelques marques et quelques modèles particuliers :
- La marque Canon : cette marque est reconnue pour la qualité de ses appareils photo, et pour son traitement de l’image. En faisant le choix d’un copieur pro Canon, vous assurez à vos équipes une qualité d’impression optimale. Le modèle IR Advance C3525i est un appareil multifonctions couleur au format A3, parfait pour les milieux professionnels à forte activité. Canon propose également des modules de finition externe (comme le Canon IRAC 3520i) d’une capacité de 3 500 feuilles, proposant de nombreuses solutions d’agrafage (en coin et double, éco agrafage, agrafage manuel jusqu’à 65 feuilles et agrafage en piqure de cheval jusqu’à 20 feuilles).
- La marque HP : cette marque s’impose régulièrement dans le domaine de la micro-informatique et des périphériques de bureau. Son excellent rapport qualité/prix et la bonne diversité de ses produits sont ses meilleurs atouts à l’heure actuelle. Si vous avez besoin de concevoir des carnets ou des programmes (avec une finition de type agrafage central par exemple), rapprochez-vous du modèle multifonction HP E87640. Cet appareil contient un module interne avec agrafeur. Sinon, HP propose également à la vente des modules de finition externes avec empileuse/agrafeuse, d’une capacité totale de 3250 feuilles (conçu pour le modèle PageWide Enterprise Color Flow MFP 785z+).
Vous l’aurez compris : les copieurs offrent non seulement une vitesse d impression remarquable, mais ils peuvent également embarquer de nombreuses options, indispensables pour gagner du temps et concevoir des livrets de qualité professionnelle. Sachez qu’en matière de fonctions standards, l’agrafage automatique est souvent proposé en option. Son prix peut osciller entre 700 et 1 000 euros.